【タスク管理】超オススメ!緊急度×重要度、さらに難易度×効果性を組み合わせた次世代タスク管理術!

タスク管理知恵袋
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この記事の内容:3ステップでタスク管理をする方法まとめ。1.重要度×緊急度 2.難易度×効果性 3.タスクの分解の3つステップを紹介。

ここで紹介する内容は科学的なものではなく、あくまで私個人が考えたものです。そして私個人としましてはこういったタスク管理術などは自分で考え抜いたものがいいと思うので、ぜひ私の方法がみなさんのタスク管理術のアイデアに繋がれば嬉しいです!

はじめに

フタメ
フタメ

ヒトメさん!僕がここで働き初めてから初めてのお便りが来ましたよ!なになに。。。「結局タスク管理ってどうすればいいの?」。なんだかざっくりした質問ですね~。

ヒトメ
ヒトメ

まあ、いいんじゃないかな。記事タイトルは短いほうがいいし笑。

フタメ
フタメ

そういうもんですかね(適当だな、この人)。

さて、今回はヒトメが考えるタスク管理についてお話ししようと思います!

この3ステップタスク管理術について

僕のこの時間管理術は7つの習慣における「緊急度と重要度のマトリクス」を改良したものです。

しばらくこの「緊急度と重要度のマトリクス」だけを使っていたのですが、自分なりに欠点が出てきたと感じたんです。

というのも、これは大きくタスクをカテゴライズできるのですが、細かい日常の作業の優先順位を決めるのにはちょっと力不足なんです。

ですので、今回はこの「緊急度と重要度のマトリクス」の説明に加えて

「難易度と効果性のマトリクス」と「タスクの分解」についてまとめてみたいと思います!

1.緊急度と重要度のマトリクス

photo of a bus
Photo by Elijah O’Donnell on Pexels.com

まずは、この「緊急度と重要度のマトリクス」。

これはみなさんご存じかもしれませんが、あらためて説明を。

これは緊急度と重要度からタスクの優先順位をつけるために7つの習慣の著者であるスティーブン・R・コヴィー氏が提唱した考えです。

7つの習慣では「緊急ではないが重要」の部分が第Ⅱ領域として紹介されていて、この第Ⅱ領域を最も大切にするべきと彼は言いました。

この②を最も重要とし、①、②、③、④と、分類をしていきます。

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しかしながら実際には①と②の分類だけを考えていればいいと思います。

なぜなら、③と④はそもそもやるべき重要なタスクではないのでわざわざタスクとして数える必要はないからです。

つまりここで大切なのは、「緊急か緊急でないか」を考えることです。

2.難易度と効果性のマトリクス

photo of person holding mobile phone
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さて、次は難易度と効果性のマトリクスについてです。

これは「緊急度と重要度のマトリクス」で分類したタスクをさらに分類するステップです。

この表では「最も簡単で効果性のある」タスクを①として最重要であると分類します。

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また、成果が大きいものよりも難易度が簡単なものを優先しましょう。

なぜならいかに成果が大きくても、簡単な作業を先にこなしたほうが総合的な自分の利益に繋がるからです。

とにかくタスクを減らしましょう!!

やらなければいけないことはとにかく減らすことが最善に繋がります。

3.タスクの分解

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Photo by Remy van Gelder on Pexels.com

さて3ステップ目は、「タスクの分解」です。

3.1 タスクを分解する

まずそのタスクをこなすためにどんなことをしなければいけないのかを把握します。とにかく重要なのは、よりそのタスクを理解することです。

理解するということは分解するということです。自分の能力で処理できる大きさまでタスクを細かくするということです。

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僕の場合だと、だいたいタスクを3~5つくらいに分けてますね。

さらに、右上に1,2ステップ目で決めた優先順位の具体的な数字を書いておきます。

そうすることによってタスクを正しい順番でこなすことができます。

書くものはなんでもいいのですが、僕はいつも正方形の大きめな付箋を使っていますね。

「おすすめ記録術」でも付箋を使っているのですが、やはり個人的には電子で処理するよりも楽ですね。もちろん電子のほうが良い場合もあるのでその話はまた今度に!

3.2  時間設定は自分が処理できると思う時間の「3倍」を想定する

これはリーダーシップ専門家のグレッグ・マキューン氏の考えを参考にさせていただきました。

僕は科学的な実験結果などは全く知りませんが、それを抜きにしても時間を多く見積もるというのは合理的だと思うので採用!笑

この「3倍」方法を自分なりに解釈した結果、「自分が最速でタスクを完了できる時間」を自分が想定する時間として設定するのがおすすめです。

なぜなら、「うーん、これくらいかなあ?」と考えた時間はあまりにも無駄な時間を含むことが多いんです。←経験則

それを3倍したらとんでもない時間になってしまいます💦。それほど僕はタスクに時間をかけたくありません。。。

なので、自分の最速の時間を3倍する、という考え方が個人的にベストだと思います!

3.3  こまめに残りの作業を更新する

さて、ここまででタスクの時間を設定しました。しかし、細かくタスクを更新することを忘れないでください。

タスクは作業中に刻々変化していきます。やらなければいけないことが増えたり、逆に減ることもあるでしょう。

その中間調節として、どんなタスクも2時間くらいで書き換えることをおすすめします。

まとめ

photo of sticky notes and colored pens scrambled on table
Photo by Frans Van Heerden on Pexels.com

1.重要度×緊急度 2.難易度×効果性 3.タスクの分解

今回はかなりさらっとした内容でしたが、いかがでしたでしょうか?

ヒトメ
ヒトメ

この3ステップ術はあくまでも僕が既存のものを自分のために改良したものです!大事なのは自分に合った管理術を見つけることですよ!

フタメ
フタメ

確かに自分で考え抜いて最良のものを選ぶのがいいですね!あれ、こんなところに付箋の山が。。。

ヒトメ
ヒトメ

それ以上いけない

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